A organização dos documentos trabalhistas é de extrema importância para as empresas, tanto do ponto de vista legal quanto operacional. Principalmente quando a empresa se depara com uma ação judicial ajuizada por um empregado ou ex-empregado.
São diversos elementos que compõem as rotinas trabalhistas, desde documentos, registros, arquivos e segurança das informações. Para que tudo esteja sempre organizado, seguro e disponível a qualquer momento, é fundamental que a empresa tenha organização em cada etapa do processo.
O cumprimento das obrigações legais é de fundamental relevância, pois a legislação trabalhista impõe uma série de obrigações às empresas no que diz respeito à documentação dos funcionários. Isso inclui a guarda e disponibilização de documentos como carteira de trabalho, contratos de trabalho, recibos de pagamento, termos de entrega de vale transporte, equipamentos de proteção individual ao trabalho, entre outros. Uma organização adequada garante que todos esses documentos estejam disponíveis quando necessário, evitando problemas e penalidades legais.
Outro quesito tão importante quanto é a facilidade de acesso à informação, visto que a empresa que mantém os documentos trabalhistas organizados permite um acesso rápido e fácil às informações necessárias, como dados cadastrais dos funcionários, histórico de salários e benefícios, registros de horas trabalhadas, entre outros. Isso é fundamental para a gestão eficiente dos recursos humanos, permitindo a tomada de decisões embasadas em informações atualizadas e precisas.
No entanto, ter agilidade no atendimento a demandas internas e externas é fundamental para garantir eficiência no processo, seja para atendimento de questões internas da empresa, como nos casos de solicitações dos funcionários. Já nas demandas externas, como fiscalizações de órgãos governamentais e quando há ações judiciais trabalhistas, esta prática evita a perda de tempo e recursos na busca por informações e documentos importantes, bem como evitar condenações por multas administrativas e condenações judiciais face à empresa.
A organização adequada dos documentos também contribui para a segurança da informação dentro da empresa. Isso inclui medidas como o armazenamento em locais seguros, a criação de backups dos documentos digitais e o controle de acesso às informações. Dessa forma, é possível proteger os dados sensíveis dos funcionários e garantir que não sejam acessados por pessoas não autorizadas e garante o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Uma ordenação eficiente dos documentos trabalhistas facilita a realização de diagnósticos e auditorias internas, permitindo identificar possíveis irregularidades, inconsistências ou desvios nas práticas trabalhistas da empresa. Essa análise periódica contribui para a correção de problemas e o aprimoramento dos processos internos, bem como evita possíveis falhas que possam gerar reclamações trabalhistas futuras.
Portanto, a importância da organização dos documentos trabalhistas dos empregados está relacionada à conformidade legal, à agilidade nos processos internos e externos, à segurança da informação e à possibilidade de análise e melhoria contínua das práticas trabalhistas da empresa. Com essas informações armazenadas organizadamente e com segurança, a empresa confere eficácia e transparência nas rotinas administrativas.
*Cristiane Galindo da Rocha, formada pela Universidade Guarulhos e Especialista em Direito do Trabalho e Processual do Trabalho pela Faculdade Legale
